Remarque préliminaire 

Une des premières actions à mener pour la mise en conformité de votre entreprise avec les nouvelles règles de protection des données dans le cadre du RGPD est de constituer un registre des traitements de données.
Pour vous aider dans cette démarche, LD SYSTEME vous propose cette fiche de registre d’activité, conçue sur le modèle de registre élaboré par la CNIL.
Ce document doit cependant être revu et complété par vos soins, pour plusieurs raisons :
•	S’agissant d’un progiciel entièrement paramétrable, l’éventail des traitements couverts par le logiciel LDNégoce est assez large. Il est donc probable que vous ne mettiez pas en œuvre la totalité des fonctionnalités. Il vous suffira dans ce cas de rayer les mentions inutiles.
•	Tout ce qui touche à la durée de conservation des données dans LDNégoce est à votre main. Il vous faut donc renseigner les informations de ce chapitre en fonction de vos habitudes de gestion.
•	De même pour les destinataires des données gérées au sein de LDNégoce : Comme vous avez la maîtrise de vos extractions de données issues de LDNégoce, vous seul savez quels sont des destinataires susceptibles de recevoir ces données.
•	Enfin, le chapitre Mesures de sécurité doit lui aussi être complété, notamment pour ce qui touche aux sauvegardes des données. 
Pour faciliter le remplissage de cette fiche, la plupart des mentions qui doivent être revues ou complétées dans cette fiche apparaissent surlignées en jaune. 
Enfin, notez que cette fiche devra être tenue à jour régulièrement par le responsable du traitement.

Modèle d’origine proposé par LD SYSTEME - Version  1.00 – 10/10/2018

Fiche de registre de l’activité 
Gestion commerciale.
(Reprise de l’activité 1 de la liste des activités)

Date de création de la fiche	A compléter 	
Date de dernière mise à jour de la fiche	A compléter	
Nom du responsable du traitement	A compléter	
Nom du logiciel ou de l’application	LDNégoce 	

Objectifs poursuivis
Décrivez clairement l’objet du traitement de données personnelles et ses fonctionnalités.
Exemple : pour une activité « formation des personnels » : suivi des demandes de formation et des périodes de formation effectuées, organisation des sessions et évaluation des connaissances.

Gestion commerciale (rayez les mentions inutiles) : 
•	Gestion des relations prospects et clients (CRM), avec recueil de toutes les données nécessaires à l’établissement de documents commerciaux, notamment des personnes servant de contact chez le client.
•	Etablissement de documents commerciaux à destination des prospects et clients : Tarifs accordés, devis, accusé de réception de commande, bon de livraison, factures, données statistiques permettant de justifier des remises de fin de période, données statistiques permettant les négociations commerciales.
•	Diffusion des documents à destination des prospects et clients (précisez le mode de diffusion : papier, email, intranet, coffre-fort électronique…)
•	Gestion des relations fournisseurs (SRM), avec recueil de toutes les données nécessaires à l’établissement de documents commerciaux, notamment des personnes servant de contact chez le fournisseur.
•	Etablissement de documents commerciaux à destination des fournisseurs : Demande d'achat, commande, accusé de bon de réception, données statistiques permettant de justifier des remises de fin de période, données statistiques permettant les négociations commerciales.
•	Diffusion des documents à destination des fournisseurs (précisez le mode de diffusion : papier, email, intranet, coffre-fort électronique…)
•	Gestion des relations forces de ventes, avec recueil de toutes les données nécessaires à l’établissement de documents entre la direction et les commerciaux.
•	Diffusion des documents à destination des commerciaux (précisez le mode de diffusion : papier, email, intranet, coffre-fort électronique…)
Autres traitements optionnels (rayez les mentions inutiles) :
•	Calcul et établissement de documents de paiement des commissions pour les commerciaux (précisez le mode de diffusion : papier, email, intranet, coffre-fort électronique…)
•	Gestion du planning de livraison via le module LDPlanning (si Oui, remplir la fiche dédiée à LDPlanning)
•	Gestion des actions commerciales (appels, tâches, visite etc.) avec recueil de données nécessaires à cette action.
•	Création de documents bureautiques par publipostage à destination des clients, des contacts clients, des fournisseurs, des contacts fournisseurs (précisez le mode de diffusion : papier, email, intranet, coffre-fort électronique…)
•	Gestion électronique de documents (GED) Précisez alors les types de documents qui sont enregistrés dans la GED.
•	Exportation de données dans un format de type Texte, Excel, Word, HTML ou XML Précisez alors les types de données qui sont extraites.
•	Exportation de données vers un logiciel décisionnel (BI) à partir d'un logiciel d'extraction (ETL) Précisez alors les types de données qui sont extraites.
Utilisation LDSql : (si Oui, remplir la fiche dédiée à LDSql)
Utilisation LDVision : (si Oui, remplir la fiche dédiée à LDVision)
•	Autres : précisez ici par exemple si vous réalisez des exports de données depuis LDNégoce pour d’autres finalités.

Catégories de personnes concernées 
Listez les différents types de personnes dont vous collectez ou utilisez les données.
Exemples : salariés, usagers, clients, prospects, bénéficiaires, etc.
(Rayez si non concerné)
NB : Si vous n'avez pas de client ou fournisseur particulier, seuls les contacts sont concernés. 

1.	Salariés	 : Opérateurs de saisie, commerciaux.
2.	Contacts clients et fournisseurs ou clients/fournisseurs particuliers.
3.	Agents commerciaux particuliers non salariés.
4.	Autres : précisez ici les catégories qui ne sont pas répertoriées.

Catégories de données collectées
1.	Salariés
  	Données d'identification (rayez les mentions inutiles) : 
•	Nom, Prénom.
•	N° de téléphone (personnel, portable) pour les commerciaux.
•	Adresse mail (personnelle, professionnelle)

    	Vie personnelle (habitudes de vie, situation familiale, etc.)

     	Vie professionnelle (CV, situation professionnelles, scolarité, formation, distinctions, diplômes, etc.)

     	Données de connexion (adresses IP, logs, identifiants des terminaux, identifiants de connexion, informations d'horodatage, etc.)
     	Informations d’ordre économique et financier (revenus, situation financière, données bancaires, etc.)

     	Données de localisation (déplacements, données GPS, GSM, …)

     	Internet (cookies, traceurs, données de navigation, mesures d’audience, …)

     Autres catégories de données (précisez) : 
………………………………………………………………………………………………………………………………..……

………………………………………………………………………………………………………………………………..……

………………………………………………………………………………………………………………………………..……

2.	Contacts clients et fournisseurs ou clients/fournisseurs particuliers
 	Données d'identification (rayez les mentions inutiles) : 
•	Nom, Prénom, adresse.
•	Date anniversaire
•	Fonction.
•	Téléphones professionnels et personnels.
•	Adresse mail (personnelle, professionnelle)
    	Vie personnelle (habitudes de vie, situation familiale, etc.)

     	Vie professionnelle (CV, situation professionnelles, scolarité, formation, distinctions, diplômes, etc.)

     	Données de connexion (adresses IP, logs, identifiants des terminaux, identifiants de connexion, informations d'horodatage, etc.)

  	Uniquement pour les fiches clients et fournisseur particuliers : 
        Informations d’ordre économique et financier (revenus, situation financière, données bancaires, etc.)
•	Mode de paiement et si besoin coordonnées bancaires (IBAN)

  	Données de localisation (rayez les mentions inutiles) : 
•	Données GPS de l’adresse.

  	Autres catégories de données (précisez) : 
•	Un texte « libre » peut être enregistré au sein de chaque fiche contact, fiche client fiche ou fournisseur ainsi que dans chaque action commerciale. Les données saisies dans ces zones de texte « libre » sont à la convenance des personnes ayant accès à la mise à jour du fichier.
Pour encadrer quelque peu l’utilisation faite de ces textes « libres », sur chaque écran où l’on peut saisir un tel de saisie de ce texte, une mention précise : 
ATTENTION, vous accédez à un espace vous permettant de renseigner librement des informations sur le compte de tiers.
Prenez connaissance de l'avertissement au bas de l'écran relatif à la protection des données personnelles (RGPD).
Et l’avertissement figurant au bas de l’écran est libellé ainsi :
Avertissement : Les données à caractère personnel ne peuvent être recueillies et traitées que pour un usage déterminé et légitime au regard de la finalité poursuivie. La collecte de certaines données sensibles est strictement encadrée par le RGPD et requiert une vigilance particulière. Rappelez-vous que la personne concernée  peut à tout moment exercer son droit d’accès aux informations contenues dans cette zone de texte.

3.	Agents commerciaux particuliers non salariés
Ils peuvent être assimilés à un contact Client/Fournisseur. Se reporter au point 2 ci-dessus. 

Des données sensibles sont-elles traitées ?
La collecte de certaines données, particulièrement sensibles, est strictement encadrée par le RGPD et requiert une vigilance particulière. Il s’agit des données révélant l'origine prétendument raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale des personnes, des données génétiques et biométriques, des données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle des personnes, des données relatives aux condamnations pénales ou aux infractions, ainsi que du numéro d'identification national unique (NIR ou numéro de sécurité sociale).
(Supprimer les cases inutiles)
     Oui			     Non
Si oui, lesquelles ? : 
…………………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
…………………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..

Durées de conservation des catégories de données
Combien de temps conservez-vous ces informations ?
Si vous ne pouvez pas indiquer une durée chiffrée, précisez les critères utilisés pour déterminer le délai d’effacement (par exemple, 3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle). 
Si les catégories de données ne sont pas soumises aux mêmes durées de conservation, ces différentes durées doivent apparaître dans le registre.

De manière générale la conservation des données dans LDNégoce est sans limitation de durée.
Les procédures d'épuration du logiciel, qui peuvent être lancées à la demande, génèrent une copie de la base de données avant épuration afin de permettre l'interrogation de l'historique commercial même après épuration.
Seule la suppression physique de cette copie de la base avant épuration permet d'effacer effectivement toute trace de ces données.

.………………….………………………….	     	jours 		    	mois 		    	ans

   	Autre durée :

Salariés. …………………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
…………………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
Contacts clients et fournisseurs ou clients/fournisseurs particuliers.
…………………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
…………………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
Agents commerciaux particuliers non salariés.
…………………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
…………………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..

Catégories de destinataires des données
Destinataires internes
(Exemples : entité ou service, catégories de personnes habilitées, direction informatique, etc.)
1.	Les utilisateurs de LDNégoce
(à détailler si vous avez plusieurs niveaux d’habilitations)
2.	Complétez ici si nécessaire
Exemples (liste non exhaustive) :
•	Diffusion en interne (chefs de service, contrôleurs de gestion…) de documents nominatifs
3.	Complétez ici le cas échéant les utilisations de données nominatives issues de LDNégoce au travers d’une solution décisionnelle (LDVision ou autre).
4.	Précisez ici les personnes du service informatique qui ont accès aux données de LDNégoce au travers d’outils comme le centre de contrôle HyperFile (CCHF) ou un interrogateur SQL (WDSql, LDSql).
Notez qu’à compter de la version 6.00 de LDNégoce, l’accès aux données nominatives de LDNégoce au travers de CCHF ou WDSql est impossible, les fichiers de données étant chiffrés. Seul l’accès via LDSQL reste possible, mais nécessite une authentification (code utilisateur et mot de passe reconnus par LDNégoce et correspondant à un utilisateur disposant d’un accès de niveau Administrateur sur le dossier de Négoce demandé).

Organismes externes
(Exemples : filiales, partenaires, etc.)
1.	A renseigner le cas échéant
2.	

Sous-traitants 
(Exemples : hébergeurs, prestataires et maintenance informatiques, etc.)
1.	A renseigner le cas échéant
2.	

Transferts des données hors UE
Des données personnelles sont-elles transmises hors de l’Union européenne ?

     Oui			   Non	 

Si oui, vers quel(s) pays : ………….………………………………………………………………………..…………………..

Dans des situations particulières (transfert vers un pays tiers non couvert par une décision d’adéquation de la Commission européenne, et sans les garanties mentionnées aux articles 46 et47 du RGPD), des garanties spécifiques devront être prévues et documentées dans le registre (article 49 du RGPD). Consultez le site de la CNIL.  

Mesures de sécurité
Décrivez les mesures de sécurité organisationnelles et techniques prévues pour préserver la confidentialité des données.
Le niveau de sécurité doit être adapté aux risques soulevés par le traitement. Les exemples suivants constituent des garanties de base à prévoir et peuvent devoir être complétés.

   	Contrôle d'accès des utilisateurs 
L’accès au logiciel LDNégoce nécessite une authentification (code utilisateur et mot de passe).
A partir de la version 6.00 de LDNégoce, cette authentification a été renforcée : mot de passe à 5 caractères minimum (modifiez ici si vous avez opté pour un plus grand nombre de caractères) ou contrôle des accès via Active Directory (code utilisateur et mot de passe du domaine Windows).

     	Mesures de traçabilité
Précisez la nature des traces (exemple : journalisation des accès des utilisateurs), les données enregistrées (exemple : identifiant, date et heure de connexion, etc.) et leur durée de conservation :
……………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..……………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..

   	Mesures de protection des logiciels
              (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests, etc.) 
A partir de la version 6.00 de LDNégoce, les exports de données nominatives (liste des clients, fournisseurs, contacts par exemple…) dans quelque format que ce soit (Excel, XML …etc.) , peuvent être protégés. Par défaut, seuls les utilisateurs ayant été autorisés explicitement (voir documentation du logiciel) peuvent réaliser ces exports.
De la même manière, les exports dans des fichiers PDF pourront être autorisés ou interdits.
Précisez ici les choix que vous avez fait quant à ces autorisations.
 
   	Sauvegarde des données
Sous votre entière responsabilité, une sauvegarde régulière (quotidienne) est requise.
Dans LDNégoce, elle est mise en œuvre : 
•	Soit manuellement par l'appel d'une option de menu,
•	Soit automatiquement par l'intermédiaire d’un service LDNégoce s’exécutant sur le serveur Windows où est installé LDNégoce.
A partir de la version 6.00 de LDNégoce, les données de chaque sauvegarde sont enregistrées dans un format chiffré.
Précisez ici sur quels supports sont enregistrées ces sauvegardes, quels sont les lieux de stockage, quelles personnes y ont accès, la durée de conservation de ces sauvegardes…

Hors LDNégoce, elle peut être mise en œuvre par un système de sauvegarde lié à votre architecture matérielle. 
Précisez ici par quel moyen et sur quels supports sont enregistrées ces sauvegardes, quels sont les lieux de stockage, quelles personnes y ont accès, la durée de conservation de ces sauvegardes…

   	Chiffrement des données
Décrivez les mesures (exemple : site accessible en HTTPS, utilisation de TLS, etc.) : 
A partir de la version 6.00 de LDNégoce, tous les fichiers utilisés, tant pour l’authentification des utilisateurs, que pour ceux contenant des données nominatives, sont chiffrés (méthode RC5 16 boucles, avec mots de passe « fort » propres à chaque dossier).

     	Contrôle des sous-traitants
Décrivez les modalités :  
……………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
……………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
     	Autres mesures : 
……………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
……………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..